Tổ chức VVOB cần tuyển 01 quản lý tài chính, 01 vận hành điều phối viên truyền thông, 01 trợ lý dự án
1. Địa điểm làm việc: Thành phố Đà Nẵng và công tác thường xuyên đến các tỉnh miền Trung để thực hiện dự án
2. Số lượng vị vị trí:
- Quản lý Tài chính và Vận hành: 01 người
- Điều phối viên truyền thông: 01 người
- Trợ lý dự án: 01 người
3. Mô tả công việc và yêu cầu:
- Đối với chức danh: Quản lý Tài chính và Vận hành
a) Mô tả công việc:
Quản lý tài chính
- Duy trì và phát triển các hệ thống và quy trình hiệu quả để quản lý tài chính, báo cáo và kiểm toán cho VVOB Việt Nam, phù hợp với quy mô tổ chức toàn cầu, tuân thủ luật pháp quốc gia và quy định của nhà tài trợ;
- Đảm bảo rằng tất cả các chính sách và thủ tục tài chính được tài liệu hóa, phù hợp với các tiêu chuẩn toàn cầu và cập nhật các thực tiễn, được thông tin rõ ràng tới toàn bộ đội nhóm;
- Hướng dẫn quá trình xây dựng ngân sách cho các đề xuất dự án/ tài trợ;
- Chuẩn bị và quản lý ngân sách các dự án của VVOB Việt Nam, cung cấp nội bộ và cho các bên liên quan thông tin và phân tích ngân sách theo các định dạng thân thiện với người dùng;
- Đi đầu trong việc khởi xướng và quản lý các thủ tục mua sắm;
- Điều hành quá trình kiểm toán nội bộ và bên ngoài khi được yêu cầu, bao gồm kiểm toán tuân thủ của nhà tài trợ và kiểm toán được chỉ định
Quản lý tính tuân thủ và quản lý nguồn tài trợ
- Đảm bảo các khoản tài trợ hoặc hợp đồng tài trợ được quản lý tốt và thông báo đầy đủ tới đội ngũ thực hiện chương trình và đội ngũ hỗ trợ về các quy định tuân thủ của nhà tài trợ có liên quan và các quy trình VVOB để hỗ trợ thực hiện đúng tiến độ, đúng thời gian và ngân sách. Làm việc chặt chẽ với đội ngũ tuân thủ tài trợ tại trụ sở chính tại Brussels.
- Chủ động xác định rủi ro tuân thủ, tăng cường các quy trình hiện có và xác định cũng như đề xuất các giải pháp cho các vấn đề tuân thủ
- Chủ động lãnh đạo và trả lời các yêu cầu từ các nhà tài trợ và Văn phòng hội sở về các khoản tài trợ, hợp đồng, thỏa thuận và các yêu cầu tuân thủ khác;
- Xem xét hợp đồng, thỏa thuận và các tài liệu hợp đồng khác về tính chính xác, đầy đủ và tuân thủ. Hỗ trợ xem xét các tài liệu và sửa đổi dự án
- Xem xét báo cáo chi phí, báo cáo tài chính và yêu cầu thanh toán được chuẩn bị bởi đội ngũ làm chương trình để đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của nhà tài trợ
Quản lý nhân sự
- Duy trì và củng cố các hệ thống và quy trình hiệu quả để quản lý nhân sự cho VVOB Việt Nam, phù hợp với quy mô tổ chức toàn cầu và tuân thủ luật lao động của nhà nước;
- Đảm bảo rằng tất cả các chính sách và quy trình nhân sự đều được tài liệu hóa, phù hợp với các tiêu chuẩn toàn cầu, được thông tin rõ ràng tới đồng nghiệp và phản ánh các thông lệ hiện tại;
- Đóng góp cho sự thành công của VVOB hôm nay và trong tương lai bằng cách trao quyền cho sự phát triển cá nhân và nhóm. Tích cực thúc đẩy và hỗ trợ văn hóa tích cực của tổ chức;
- Cung cấp tư vấn tại chỗ, huấn luyện và nâng cao năng lực cho toàn bộ nhân viên của phòng tài chính, hoạt động và hậu cần. Làm việc với người quản lý chương trình và nhóm hỗ trợ của trụ sở VVOB để phát triển các con đường sự nghiệp rõ ràng cho nhân viên tài chính, hoạt động, và hậu cần.
Lãnh đạo tổ chức:
- Khái niệm hóa các hệ thống và chính sách tài chính, nhân sự nhằm phục vụ cho cấu trúc và sự phát triển của VVOB;
- Khởi xướng, chỉ đạo và hỗ trợ các quy trình thay đổi tổ chức khi có liên quan và thông báo cho đồng nghiệp và thúc đẩy các quy trình thay đổi này;
- Là tấm gương tốt cho nhân viên, xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với và giữa các đội nhóm với nhau;
b) Yêu cầu:
Năng lực và kinh nghiệm:
- Ít nhất 5 năm kinh nghiệm quản lý tổ chức tại các tổ chức, trong đó đảm nhiệm vị trí cấp cao với ngân sách hàng năm trên 1 triệu USD;
- Bằng Thạc sỹ với chuyên ngành liên quan (quản trị kinh doanh, kế toán, quản lý công hoặc các lĩnh vực liên quan) ;
- Ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong hợp tác phát triển quốc tế và quản lý dự án và chương trình với các nhà tài trợ khác nhau;
- Có kinh nghiệm lãnh đạo các đội nhóm đa văn hóa;
- Giao tiếp tiếng Anh lưu loát với kỹ năng viết và biên tập tốt;
- Kỹ năng sử dụng máy tính và MS Office tốt (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
c, Thời gian và địa điểm làm việc:
- Thời gian bắt đầu làm việc từ ngày 01/08/2020 hoặc sớm nhất có thể tại văn phòng của VVOB – Đà Nẵng và công tác thường xuyên đến các tỉnh thực hiện dự án.
d, Thời hạn hợp đồng và quyền lợi:
- Thời hạn hợp đồng sẽ là 2 năm và việc gia hạn thời hạn hợp đồng sẽ phụ thuộc vào ngân sách của dự án. Ứng viên được tuyển dụng sẽ được làm việc trong môi trường thân thiện và sáng tạo với chế độ đãi ngộ tốt bao gồm bảo hiểm xã hội theo quy định của nhà nước kèm theo bảo hiểm riêng cho nhân viên và gia đình, 30 ngày nghỉ phép mỗi năm và rất nhiều cơ hội phát triển chuyên môn.
- Đối với chức danh: Điều phối viên truyền thông
a) Mô tả công việc:
Cung cấp sự điều phối, hỗ trợ kỹ thuật và tư vấn cho Quản lý Giáo dục mầm non, cán bộ dự án và đối tác của VVOB trong việc thực hiện chiến lược truyền thông
- Điều phối truyền thông đối ngoại và chia sẻ thông tin về Chương trình/dự án của VVOB;
- Điều phối truyền thông nội bộ và quản lý việc chia sẻ thông tin trong VVOB, tại Việt Nam và VVOB toàn cầu.
Cung cấp sự điều phối, hỗ trợ kỹ thuật và tư vấn cho các cố vấn, cán bộ dự án và đối tác của VVOB trong việc thực hiện chiến lược truyền thông
- Phát triển bộ công cụ báo chí;
- Phát triển tài liệu truyền thông (thiết kế các tài liệu in như sách hướng dẫn đào tạo và tờ rơi, bản tóm tắt, các tài liệu đa phương tiện như là video,...);
- Đọc và chỉnh sửa các tài liệu truyền thông liên quan đến chương trình như bản tin, trang web, bài thuyết trình;
- Làm việc với các công ty in ấn về thiết kế và in ấn;
- Xác định các phương tiện truyền thông và phối hợp với các cơ quan truyền thông này (cơ quan báo chí và truyền thông liên quan);
- Phối hợp và phát triển đầu vào cho trang web VVOB (phát triển nội dung);
- Hỗ trợ tổ chức các sự kiện dự án từ góc độ truyền thông để gắn kết bản chất cải tiến và sáng tạo của VVOB và iPLAY trong tất cả các yếu tố của việc triển khai dự án;
- Điều phối các kênh truyền thông đối nội như là e-mail (outlook), OneDrive và SharePoint, WhatsApp, …;
Cung cấp hỗ trợ kỹ thuật và đầu vào cho cán bộ dự án và các đối tác của VVOB trong các hoạt động truyền thông, kết nối và tuyên truyền về các dự án của VVOB trong ngành giáo dục tại Việt Nam
- Phát triển đầu vào cho các kênh truyền thông đối nội và đối ngoại khác nhau;
- Thu thập các câu chuyện về các thay đổi lớn trong lĩnh vực hoạt động;
- Kết nối và vận động trong các nhóm làm việc trong ngành giáo dục mà VVOB Country đang hoạt động;
- Phổ biến các kết quả Giám sát và Đánh giá trên các diễn đàn khác nhau và qua các kênh khác nhau và trên các diễn đàn khác nhau và thông qua các kênh khác nhau, như là trang web và tạp chí VVOB, các ấn phẩm trên các tạp chí, thuyết trình hội nghị, ...;
- Đóng góp vào phát triển kiến thức bên trong và bên ngoài bằng cách hệ thống hóa các bài học kinh nghiệm và chia sẻ những bài học chủ động giữa các đối tác, đồng nghiệp và các đội VVOB khác trong lĩnh vực truyền thông nội bộ và bên ngoài.
b) Yêu cầu:
Năng lực và kinh nghiệm:
- Bằng Thạc sĩ về báo chí, truyền thông hoặc có kinh nghiệm tương đương;
- Có tư duy sáng tạo, có khả năng truyền tải ý tưởng vào sản phẩm, hoạt động;
- Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương tự. Kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phát triển quốc tế là một lợi thế;
- Có chuyên môn và kinh nghiệm sử dụng đa dạng các phương tiện truyền thông (tạp chí, nền tảng học tập kĩ thuật số, phương tiện truyền thông xã hội);
- Trình độ tiếng Anh xuất sắc (nói và viết) với khả năng tái hiện thông tin kĩ thuật cho những người không phải chuyên gia;
- Kĩ năng máy tính xuất sắc, sử dụng thành thạo các phần mềm MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), Adobe Photoshop và/hoặc các chương trình đồ họa, các phương tiện kĩ thuật số và các công cụ xã hội khác.
Lợi thế:
- Có kiến thức về ngành Giáo dục Việt Nam là một lợi thế;
- Có kinh nghiệm làm việc trong môi trường đa văn hóa;
- Chấp nhận và sẵn sàng đi công tác trong thời gian ngắn.
c, Thời gian và địa điểm làm việc:
- Thời gian bắt đầu làm việc từ ngày 01/08/2020 hoặc sớm nhất có thể tại văn phòng của VVOB – Đà Nẵng và công tác thường xuyên đến các tỉnh thực hiện dự án.
d, Thời hạn hợp đồng và quyền lợi:
Thời hạn hợp đồng sẽ là 2 năm và việc gia hạn thời hạn hợp đồng sẽ phụ thuộc vào ngân sách của dự án. Ứng viên được tuyển dụng sẽ được làm việc trong môi trường thân thiện và sáng tạo với chế độ đãi ngộ tốt bao gồm bảo hiểm xã hội theo quy định của nhà nước kèm theo bảo hiểm riêng cho nhân viên và gia đình, 30 ngày nghỉ phép mỗi năm và rất nhiều cơ hội phát triển chuyên môn.
- Đối với chức danh: Trợ lý dự án
a) Mô tả công việc:
Cung cấp hỗ trợ hành chính:
- Tuân thủ các hướng dẫn và thực hiện đúng việc mua sắm;
- Lập tài liệu kế toán tài chính (phân loại tài liệu cho mục đích kế toán…);
- Phối hợp với các Trợ lý kỹ thuật để điều hành các cuộc họp, hội thảo, tập huấn, chuyến công tác thực địa và các hoạt động khác bao gồm nhận/trả lời điện thoại, chuẩn bị tài liệu và ghi biên bản.
Cung cấp hỗ trợ hậu cần
- Chuẩn bị và theo dõi công tác hậu cần của văn phòng, bao gồm quản lý tài sản, bảo trì thiết bị,… và trao đổi quá trình với các thành viên có liên quan trong đội;
- Chuẩn bị và theo dõi công tác hậu cần của hoạt động dự án, bao gồm sắp xếp hội trường, gửi thư mời tham gia hoạt động, sắp xếp đi lại và chỗ ở,… và trao đổi quá trình với các thành viên có liên quan trong đội;
- Quản lý chung văn phòng (nhận/trả lời điện thoại văn phòng, tiếp đón khách, biên soạn và cập nhật cơ sở dữ liệu địa chỉ, thư từ, hệ thống lưu trữ hỗ sơ,…).
Các nhiệm vụ hỗ trợ khác theo sự phân công của Quản lý Tài chính & Vận hành và Phó trưởng dự án
b) Yêu cầu:
Năng lực và kinh nghiệm:
- Cử nhân về thư kí hoặc liên quan tới quản lý văn phòng;
- Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương tự;
- Kiến thức cơ bản về kế toán và mua sắm;
- Giao tiếp Tiếng Việt tốt;
- Kỹ năng viết và nói tiếng Anh tốt.
Lợi thế:
- Kinh nghiệm làm việc trong môi trường đa văn hóa;
- Kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phát triển và phi lợi nhuận.
c, Thời gian và địa điểm làm việc:
- Thời gian bắt đầu làm việc từ ngày 01/08/2020 hoặc sớm hơn tại văn phòng của VVOB – Đà Nẵng và công tác thường xuyên đến các tỉnh thực hiện dự án.
d, Thời hạn hợp đồng và quyền lợi:
Thời hạn hợp đồng sẽ là 2 năm và việc gia hạn thời hạn hợp đồng sẽ phụ thuộc vào ngân sách của dự án. Ứng viên được tuyển dụng sẽ được làm việc trong môi trường thân thiện và sáng tạo với chế độ đãi ngộ tốt bao gồm bảo hiểm xã hội theo quy định của nhà nước kèm theo bảo hiểm riêng cho nhân viên và gia đình, 30 ngày nghỉ phép mỗi năm và rất nhiều cơ hội phát triển chuyên môn.
To apply please send cover letter and detailed CV in English with at least 3 references to:
Subject: Application for the position title
Please do not send certificates. Closing date for submission is 19 June 2020 (before 9am). While we
thank all applicants for their interest, only shortlisted candidates will be contacted.
VVOB Vietnam | 3 - 5 Nguyen Binh, Hai Chau District, Da Nang City
T • +84 4 3734 4795 | F • +84 4 3734 7290 |vietnam@vvob.be | www.vvob.be/vietnam
